Если вы хотите читать наш блог, то подпишитесь на RSS канал. Спасибо!

Начну повествование с одной очень важной вещи, которую еще многие не знают, но неизменно со временем к ней приходят. Папка Входящие должна быть пустой! Это простое правило вы должны всегда выполнять, чтобы не запутаться и не терять время на многократный просмотр писем, которые вы давно прочитали (и зачастую совсем уже не нужных). Рассмотрим более подробно вопрос о порядке в вашей папке Входящие.

В Outlook, как впрочем и в других почтовиках, есть два способа перемещения входящих писем в папки:

Автоматическое перемещение согласно правилам

Делается такое перемещение на основе введенных вами правил в зависимости от отправителя письма, темы и других полей. Создать правило сортировки можно с помощью меню Outlook - Сервис/Правила и оповещения.

Для автоматической сортировки подходят письма от различных роботов, листов и конференций, а также пользователей объединенных в логические группы: Друзья, Клубы, Хобби, Работа (только если вы дома), Дом (только если вы на работе) и др. В общем случае не следует создавать правила для отдельных персоналиев или компаний – это ведет к неоправданному увеличению количества папок. Хотя, бывают ситуации, когда и это может пригодится.

Чем плохо автоматическое распределение писем? Рассмотрим случай, когда у вас большое количество папок и письма распределяются автоматически. Вы открываете Outlook и вам нужно открыть все папки (зачастую уровень вложенности бывает очень большим) в которых могут появиться письма. В этот момент можно легко забыть про некоторые папки и не увидеть новых сообщений. Исходя из этого не делайте более 7-10 папок, в которые письма будут перемещаться автоматически. Более того письма, которые перемещаются согласно правилам, должны быть не важными, важные письма должны всегда перемещаться вручную (см. далее).

Ручное перемещение из папки Входящие

После того, как все неважные письма, которые можно прочитать позже, переместились на автомате в соответствующие папки, в папке Входящие остались только нужные письма, которые следует читать в первую очередь. Открывая Outlook вы видите всю предстоящую работу в одном списке – вам никуда не нужно ходить и что-то вспоминать!

При использовании плагина Potolook для каждой папки можно настроить свой шаблон ответного письма, поэтому отвечать на входящее письмо следует только после того, как вы его перенесете в папку с нужным шаблоном. Это единственная ручная операция, которую нужно сделать. Это действие позволяет хорошо осознать важность письма – если есть желание его переносить, то письмо является важным, если желания нет, то скорее всего на письме можно просто нажать Del и забыть про него.

Обычно для каждого типа подписи (шаблона ответа) заводится отдельная папка. Если вы работаете в организации, то скорее всего это общая папка. Перемещение можно выполнить простым перетаскиванием, либо с помощью кнопки «переместить в папку»:

Особенность этой кнопки в том, что в списке папок отображаются только те, которые ранее участвовали в процессе копирования.

В итоге, после обработки входящих писем у вас не должно остаться ни одного письма в папке Входящие. Если есть письма, которые достаточно важно, но нет возможности выполнить действие по ним сейчас, то заведите папку «Текущие дела» и копируйте такие письма туда.

В заключение хотелось бы отметить, что стремление держать папку Входящие пустой крайне положительно сказывается при наличии КПК и синхронизации его с настольным ПК. Для синхронизации следует настраивать только одну папку Входящие, чтобы быть в курсе всех новых и важных сообщений.