ГлавнаяЗагрузитьКупитьМодулиШаблоныСтатьиПоддержкаНовости/ПрессаБлог

Порядок в папке Входящие или удобное перемещение писем в папки

написано в рубрике: Microsoft Outlook — Outlook Blogger @ Чт 29.05.2008 10:21

Начну повествование с одной очень важной вещи, которую еще многие не знают, но неизменно со временем к ней приходят. Папка Входящие должна быть пустой! Это простое правило вы должны всегда выполнять, чтобы не запутаться и не терять время на многократный просмотр писем, которые вы давно прочитали (и зачастую совсем уже не нужных). Рассмотрим более подробно вопрос о порядке в вашей папке Входящие.

В Outlook, как впрочем и в других почтовиках, есть два способа перемещения входящих писем в папки:

Автоматическое перемещение согласно правилам

Делается такое перемещение на основе введенных вами правил в зависимости от отправителя письма, темы и других полей. Создать правило сортировки можно с помощью меню Outlook - Сервис/Правила и оповещения.

Для автоматической сортировки подходят письма от различных роботов, листов и конференций, а также пользователей объединенных в логические группы: Друзья, Клубы, Хобби, Работа (только если вы дома), Дом (только если вы на работе) и др. В общем случае не следует создавать правила для отдельных персоналиев или компаний – это ведет к неоправданному увеличению количества папок. Хотя, бывают ситуации, когда и это может пригодится.

Чем плохо автоматическое распределение писем? Рассмотрим случай, когда у вас большое количество папок и письма распределяются автоматически. Вы открываете Outlook и вам нужно открыть все папки (зачастую уровень вложенности бывает очень большим) в которых могут появиться письма. В этот момент можно легко забыть про некоторые папки и не увидеть новых сообщений. Исходя из этого не делайте более 7-10 папок, в которые письма будут перемещаться автоматически. Более того письма, которые перемещаются согласно правилам, должны быть не важными, важные письма должны всегда перемещаться вручную (см. далее).

Ручное перемещение из папки Входящие

После того, как все неважные письма, которые можно прочитать позже, переместились на автомате в соответствующие папки, в папке Входящие остались только нужные письма, которые следует читать в первую очередь. Открывая Outlook вы видите всю предстоящую работу в одном списке – вам никуда не нужно ходить и что-то вспоминать!

При использовании плагина Potolook для каждой папки можно настроить свой шаблон ответного письма, поэтому отвечать на входящее письмо следует только после того, как вы его перенесете в папку с нужным шаблоном. Это единственная ручная операция, которую нужно сделать. Это действие позволяет хорошо осознать важность письма – если есть желание его переносить, то письмо является важным, если желания нет, то скорее всего на письме можно просто нажать Del и забыть про него.

Обычно для каждого типа подписи (шаблона ответа) заводится отдельная папка. Если вы работаете в организации, то скорее всего это общая папка. Перемещение можно выполнить простым перетаскиванием, либо с помощью кнопки «переместить в папку»:

Особенность этой кнопки в том, что в списке папок отображаются только те, которые ранее участвовали в процессе копирования.

В итоге, после обработки входящих писем у вас не должно остаться ни одного письма в папке Входящие. Если есть письма, которые достаточно важно, но нет возможности выполнить действие по ним сейчас, то заведите папку «Текущие дела» и копируйте такие письма туда.

В заключение хотелось бы отметить, что стремление держать папку Входящие пустой крайне положительно сказывается при наличии КПК и синхронизации его с настольным ПК. Для синхронизации следует настраивать только одну папку Входящие, чтобы быть в курсе всех новых и важных сообщений.

10 комментариев »

  1. Алексей Труфанов @ 30 мая 2008 15:19

    Рекомендую ещё один трюк:
    1) В настройках Outlook (Options/E-Mail options/Advanced options/When new items arrive in my Inbox) отключаем уведомление New Mail Desktop Alert
    2) В правилах (Rules and alerts) включаем птичку Display desktop alert ТОЛЬКО ДЛЯ ВАЖНЫХ папок.

    В итоге: когда приходят всякие рассылки, не важная почта и спам — Outlook нас не отвлекает, а когда приходят письма от заказчиков/начальства — появляется уведомление Desktop alert

  2. Алексей Труфанов @ 30 мая 2008 15:37

    По поводу “большое количество папок”. У меня так и есть. Но самые важные можно вынести в “Favorite folders” (они отображаются НАД деревом папок) — и тогда это не проблема.

    Но, скорее всего, эта возможность есть только в 2007-м аутлуке, а в 2003-м аутлуке такого нет.

  3. Michael @ 30 мая 2008 15:43

    Думаю, в разных ситуациях нужно поступать по разному. Иногда полезно иметь много папок, но в общем случае согласен с автором.

  4. Outlook Blogger @ 2 июня 2008 16:05

    > Рекомендую ещё один трюк:

    Основная идея как раз в том, чтобы все важные новые письма были в одном месте и не нужно было просматривать все дерево папок. В принципе, проблема решается папками поиска, но опять же не для случая с синхронизацией..

  5. Алексей Труфанов @ 2 июня 2008 16:33

    > Основная идея как раз в том, чтобы все важные новые письма были в одном месте

    Для большинства людей важная почта не является срочной (ну, за исключением людей, работающих на суппорте). Если же идёт общение по 3-5 проектам одновременно, то лично я не вижу особого смысла даже в 5-10 письмах, лежащих во входящих ОБЩИМ СПИСКОМ. Лично мне удобнее так: сейчас, в данную минуту, я работаю над одним проектом — читаю письма по нему, и не забиваю себе голову другими проектами, которыми всё равно сейчас заниматься не буду.

    Хотя, конечно, кому как привычнее :-)

  6. katya @ 9 сентября 2009 18:00

    Алексей Труфанов, Вы молодец)

  7. Александр Семенов @ 22 июня 2010 12:04

    Подскажите пожалуйста, как настроить имена входящих сообщений? В столбике “от” высвечиваются имена какими назвали себя авторы сообщений, а мне бы хотелось, что бы высвечивались имена авторов входящих сообщений как они записаны у меня в Контактах.

  8. Василич @ 9 января 2011 21:12

    Вариант “расфасовки” писем по Категориям решает туже задачу, но без создания множества папок! Делаем вид “По категориям”, а в правилах письмам присваиваем нужную категорию из общего списка категорий. У меня именно так всё и работает.
    При этом в виде “По категориям” письма одно категории группируются, а группы очень удобно и просто открываются/закрываются нажатимер иконки “плюсик” рядом с наименованием категории.
    Попробуйте!

  9. DOUBT_IT @ 23 мая 2011 15:59

    Как то тут все повествовательно. А где реальные примеры правил??? Например как правилом сделать автоматический перенос из некоторой подпапки “архив” в папку задачи например, и присвоением категории, которые можно указать для всех элементов в папке “архив” с помощью приглашения?

  10. Алексей @ 9 апреля 2012 13:43

    Соглашусь с Васильичем - для этой цели есть КАТЕГОРИИ.

    У них значительно больше преимуществ по сравнению с папками:

    - Категории можно присваивать не только письмам, но и контактам, а так же событиям в ежедневнике, а потом удобно все просматривать в виде раскрывающегося списка.
    - Одному письму может быть присвоено несколько категорий. Таким образом, возможно просматривать письма как по проектам, так по важности и вообще по чему угодно. Например, входящему письму о появлении нового оборудования от поставщика присваиваем категории “Мой проект”, “Обновление оборудования” и т.д. Насколько мне известно, одно и то же письмо в несколько папок переместить нельзя.
    - Папки поиска (в которых и просматриваются письма по категориям) настраиваются значительно более широко, можно и менять их по необходимости. То есть одна папка может содержать несколько категорий писем (большой проект), от определенного адресата и т.д. И все это можно динамически менять по мере необходимости. С сортировкой почты такое делать нельзя.
    - А самое главное: папки поиска можно создавать только те, которые нужно. Все остальное не будет загромождать место! Например, можно смело удалить папки поиска завершенных проектов, а потом, при необходимости создать в один клик (категории писем-то сохранились). При этом для неактивных проектов и не важных категорий можно отключить выделение цветом - и тогда в папках цветом будут выделены лишь самые важные письма.

    А теперь минусы:

    - В папках поиска нет иерархии. То есть все папки поиска отображаются одним списком и в случае большого списка это не удобно. Но, с другой стороны, обльшой список и не нужен! Делаем папки поиска только для тех проектов, с которыми работаем сейчас.
    - Возможно уменьшение быстродействия при очень большом количестве писем. Надо тестировать, пока не отмечал такого. Плюс грамотно настроенная архивация.
    - Я пока не знаю способов автоматически присваивать входящим письмам категорию. Вероятно, решается при помощи скриптов.

Оставить комментарий

*

Нажмите для прослушивания


Инфо


RSS лента блога
RSS лента комментариев блога
Рейтинг блогов



Плагин Potolook для Microsoft Outlook
© 2004-2011 Позитик. Все права защищены.

Microsoft®, Outlook® и эмблема Office являются охраняемыми товарными знаками корпорации Майкрософт (Microsoft Corporation) в США и/или других странах.
Копирование и использование материалов разрешается только в случае указания явной гиперссылки на сайт http://www.potolook.ru, как на источник получения информации.

Разработка сайта — "Позитик"

Рейтинг@Mail.ru