Между использованием стандартных подписей Microsoft Outlook и шаблонов Potolook есть некоторая разница. Пользователь, привыкший к стандартным подписям, немного теряется и не может правильно воспринять шаблоны Potolook. Постараемся разъяснить все плюсы и минусы этих подходов.

Подход стандартного Microsoft Outlook

В настройках создаются подписи, которые связаны с определенными учетными записями. Количество этих подписей может быть произвольным, формат тоже - простой текст или HTML. Выбор подписи происходит при ответе в зависимости от учетной записи исходного письма. Вставленную подпись можно легко менять с помощью правой кнопки мыши прямо в письме - это очень удобно.

В стандартных подписях Outlook нельзя использовать макросы или какие-либо другие динамические вставки - это простой, статический текст, который вбивается один раз и навсегда.

Общий подход к ответу на письма следующий: все письма (со всех учетных записей) попадают в одну папку Входящие и при ответе на них подпись выбирается автоматически. Таким образом вся ответственность за то, какая подпись будет использоваться при ответе лежит на пользователе, т.к. ему постоянно нужно следить за этим процессом.

Подход плагина Potolook

Подписи, как впрочем и скелет всего письма, хранятся в отдельных файлах - шаблонах. Подпись считается частью письма и отождествляется со всем шаблоном сразу. Количество шаблонов также не ограничено и находятся они в отдельных файлах (которые, между прочим, можно расшарить в сети для совместного использования). Каждый шаблон связывается с конкретной папкой (или несколькими папками) и используется при ответе на письма из этой папки. Таким образом при наличии одной папки Входящие - шаблон будет одним и тем же.

Для того, чтобы использовать разные шаблоны есть несколько путей:

• Перемещать письма требующие определенной подписи в другие папки и для них настраивать отдельный шаблон. Перемещение можно выполнять как с помощью правил, так и вручную (если писем не много).
• С помощью модуля “Выбор шаблонов” каждой папке можно назначить несколько шаблонов. Таким образом, можно создать каталог шаблонов выбирать нужный при ответе на письмо. Причем, стоит заметить, что выбирать можно сразу несколько шаблонов - тогда они обрабатываются последовательно.
• Удалить из шаблона подпись и с помощью каталога заранее созданных ответов производить выбор подписи.
• Есть и другие способы, но они требуют некоторого знания программирования на JScript.

Может показаться, что это сложнее чем работа со стандартными подписями Outlook, но это не совсем так. Кроме того, в шаблонах Potolook можно использовать макросы и скриптовые вставки. Например, можно спокойно сделать запрос в Active Directory и получить телефоны текущего пользователя.

Помимо оформления самого письма, в шаблонах Potolook можно программно указать через какую учетную запись следует отправить ответ. Это очень удобно если для отправки писем используется только одна учетная запись.