Если вы хотите читать наш блог, то подпишитесь на RSS канал. Спасибо!

Для успешного проведения массовой рассылки по контактам очень важно эти самые контакты хранить правильно. Зачастую, из-за недостатка времени не все поля контакта сразу вводятся корректно. Это легко исправить по приведенной ниже технике.

Для начала опишем основные принципы, которых нужно придерживаться при вводе нового контакта:

• В поле “Полное имя” лучше всего использовать только имя и фамилию. Именно в таком порядке - сначала имя_пробел_фамилия. Если нужно вводить еще и отчество, то тогда нажмите на кнопку “Полное имя” и введите отчество. Рекомендую не вводить в контакты отчество - не для всех контактов это актуально и ведет потом к дальнейшей путанице. Лучше всего вводить только имя и фамилию. Некоторые администраторы и пользователи вводят контакты наоборот - сначала фамилию, затем имя, мотивируя это тем, что так проще искать. Это действительно так, но только в версии Microsoft Outlook 2003 и ниже. Поиск в Microsoft Outlook 2007 можно производить как по основным полям, так и по вспомогательным. Поэтому приверженцы искать контакты по фамилии будут вполне удовлетворены.
• Поле “Хранить как” оставьте так, как оно создается автоматически - Фамилия, Имя. Это нужно для того, чтобы удобно искать контакты по фамилии.
• После ввода электронной почты, в поле “Краткое имя” попадает имя контакта + EMail адрес. Обычно у одного контакта один EMail адрес, поэтому рекомендуется удалять его из этого поля вручную. Если в дальнейшем планируется проводить массовую рассылку по этим контактам, то удалять EMail из поля “Краткое имя” нужно обязательно, т.к. именно это поле будет именем получателя при подстановке макросов! Это можно сделать автоматически с помощью скрипта для оптимизации контактов, показанного ниже.

Если у вас уже есть база контактов и “пить боржом поздно”, то изменить “Краткое имя”, которое используется при массовой рассылке можно с помощью следующего скрипта. Предполагается, что у вас установлен плагин Potolook, поэтому просто нажмите сочетание клавиш Shift+F6 и вставьте туда следующий скрипт:

 // нормализация поля "Краткое имя" контактов для массой рассылки
 DoNormalEMail();function DoNormalEMail(){
   var Folder = CurrentFolder();
     if(!Folder){return}
     var FolderItems = Folder.Items;
     DoNormal(FolderItems.GetFirst());
     while(it = FolderItems.GetNext()){
      func.ProcessMessages();
      DoNormal(it);
     }
 }

function DoNormal(It){
   It.Email1DisplayName = It.FullName
   It.Save();
 }

Далее нужно встать на папку с контактами (сделать ее текущей) и нажать клавишу F6 чтобы запустить наш скрипт. После выполнения все контакты в этой папке будут нормализованы и поле “Краткое имя” будет таким же как “Полное имя”.

Теперь можно смело производить массовую рассылку по контактам из этой папки.