ГлавнаяЗагрузитьКупитьМодулиШаблоныСтатьиПоддержкаНовости/ПрессаБлог

Удобный просмотр задач в календаре

написано в рубрике: Тайм менеджмент — Outlook Blogger @ Вт 17.10.2006 10:38

Удобный просмотр задач в календареКто еще не привык планировать свое время в Microsoft Outlook - поспешите. По началу кажется, что вносить все свои дела в какую-то программу очень затратно и неудобно. Это отчасти правда, но только в одном - следует всегда иметь доступ к Outlook, чтобы в любой момент посмотреть текущие задачи или создать новую. Планирование рабочего дня (и домашних дел тоже) в разы повышает Вашу эффективность, а время, потраченное на ввод данных, окупается с лихвой! Очень много материала по поводу организации своего времени можно почитать на сайте организации времени. В этом посте пример того, как можно начать управлять своим временем и как для этого удобно настроить Microsoft Outlook.

 

Начнем с того, что в Microsoft Outlook есть календарь и задачи - вещи очень схожи между собой, но имеющие несколько принципиальных отличий.

Календарь

В календаре регистрируются встречи (события), которые жестко привязаны ко времени. Самыми яркими примерами таких событий могут являться:

  • Поход на обед. Например в 14-00 каждый будний день.
  • Еженедельная планерка каждую среду в 11-00.
  • Отгул работника Иванова И.И. в течении всего дня 16.08.2006.
  • День рождения Деда Мороза 01.01 каждого года.

Такие события планируются или регистрируются в Календаре. Выберите на области переходов кнопку Календарь и выберите режим просмотра Рабочая неделя. Вот примерный вид календаря с несколькими повторяющимися событиями:

Ведение календаря в Microsoft Outlook

Задачи

В задачи заносятся и регистрируются те события и дела, которые не имеют жесткой привязки ко времени. Например, пришло Вам в голову, что нужно когда-нибудь позвонить Иванову А.И. и спросить как у него дела - смело заносите такое дело в раздел задач. У подобных задач нет жесткой привязки ко времени, ее можно выполнить как сегодня, так и завтра - тогда, когда появится свободное время.

Большинство дел, которые нас окружают обычно являются задачами, выполнение которых не планируется на какой-либо определенный промежуток времени. Некоторые из них могут длится неделями и месяцами и это будет нормальным. Часто задачи имеют срок выполнения - это дата, к которой задача должна быть выполнена. Например, задача “Купить подарок на день рождения” не будет иметь смысла, когда день рождения уже прошел.

Вот неколько примеров типичных задач:

  • Купить подарок на день рождения к 01.12.2006.
  • Приобрести запасные лампочки для люстры.
  • Подумать над дизайном календариков.
  • Сдать отчет к 15.10.2006

Для ввода задач в Microsoft Outlook предназначен одноименный раздел Задачи в области переходов. По умолчанию задачи представлены в виде простого списка, что не особенно удобно. Рассмотрим как можно просматривать задачи одновременно с календарем.

Итак выберите Календарь и обратите внимание на возможность показать панель задач с помощью разделителя справа (сплиттера), как показано на рисунке:

Возможность показать панель задач с помощью разделителя справа В результате панель задач должна показаться справа от календаря

В результате панель задач должна показаться справа от календаря. Такое расположение является наиболее предпочтительным. Теперь сделаем еще несколько настроек:

  • Отображение только текущих задач. Кликните правой кнопкой мыши на панели задач и отметьте пункт Представление панели задач/Активные задачи для выделенных дней и здесь же Включить задачи без даты завершения. Теперь будут отображаться только те задачи, которые действительны на выбранный день в календаре.
  • Настройка времени начала и окончания рабочего дня. Зайдите в меню Сервис/Параметры/Настройки/Параметры календаря, здесь можно настроить время и дни рабочей недели.

Теперь создавать задачи очень просто - достаточно ввести описание задачи в поле Щелчок добавил элемент (Задача) и нажать клавишу ввод. Особо важные задачи можно помечать галкой Важность, далее мы рассмотрим как выделять такие задачи другим цветом.

Для группировки задач следует использовать категории. Для этого откройте задачу двойным щелчком и нажмите на кнопку Категории. Вы можете создавать любое количество категорий и использовать их по своему усмотрению.

О том, как выделять группы задач другим цветом, выполнять группировку и др. читайте в следующих постах.

5 комментариев »

  1. Поли @ 2 августа 2007 17:44

    Спасибо за статейку. Вообще пользуюсь этой штукой давно - когда обнаружила насколько это удобно была в восторге. Особенно планировщик подходит людям, которые без отрывно сидят перед компьютером и у кого куча дел, в 13:00 надо позвонить туда-то, в 13:15 туда-то… Когда у тебя миллион дел, часто вылетает что-то из головы. Бывает, что звонок сделаный на 15 минут позже чем нужно уже не актуален. Пробовала составлять список нужных дел в бумажном виде - тоже не фонтан - смотришь не тогда когда нужно, а когда придется…
    А тут хоп - маленькое окошечко выскочило на экран!
    Очень удобно.

  2. don-metall @ 21 февраля 2008 19:39

    Спасибо за информацию :)
    ;)

  3. Руслан @ 12 декабря 2008 16:05

    Хорошая штучка!!!

  4. Коптелов Константин @ 18 мая 2010 8:29

    А как сделать в 2003 так, чтобы задача была вида прямо в календаре? Не в боковой панели, а прямо среди списка встреч на сегодня.

  5. Алмас @ 13 июня 2012 9:43

    Присоединяюсь к вопросу Константина:
    Как сделать так чтобы задачи отображались не посредственно в календаре Outlook’а?

Оставить комментарий

*

Нажмите для прослушивания


Инфо


RSS лента блога
RSS лента комментариев блога
Рейтинг блогов



Плагин Potolook для Microsoft Outlook
© 2004-2011 Позитик. Все права защищены.

Microsoft®, Outlook® и эмблема Office являются охраняемыми товарными знаками корпорации Майкрософт (Microsoft Corporation) в США и/или других странах.
Копирование и использование материалов разрешается только в случае указания явной гиперссылки на сайт http://www.potolook.ru, как на источник получения информации.

Разработка сайта — "Позитик"

Рейтинг@Mail.ru