ГлавнаяПоддержкаБлог
Главная arrow Статьи arrow Работа в Outlook arrow CRM на основе Microsoft Outlook и Potolook
CRM на основе Microsoft Outlook и Potolook Печать E-mail
Автор Компания Позитик   
2006-03-13

Введение

Как известно, на рынке существует много CRM-систем, которые предназначены для автоматизации ведения базы клиентов. Большинство этих систем громоздки и дорогостоящи. Естественно в таких условиях появляется желание сделать нечто простое и в то же время гибкое.

Вашему вниманию представлена CRM система, основанная на органайзере Microsoft Outlook. Большинство необходимой функциональности уже содержится в самом Outlook, для некоторых дополнительных возможностей мы будем применять плагин Potolook.

Каких целей мы пытаемся достичь?

  • Мы должны обеспечить хранение информации о клиентах.
  • Иметь возможность поиска\редактирования\введения дополнительных полей для клиентов.
  • Автоматически выполнять те или иные действия при приходе\отправке писем.
  • Система должна предусматривать возможность использования большого количества рабочих мест.
  • Создавать различного рода статистические отчеты.

Что потребуется для реализации задачи?

Мы будем брать за основу Microsoft Outlook 2003, который входит в поставку Microsoft Office 2003. Вы можете использовать и более ранние версии, но с некоторой потерей функциональности.

Первым делом Вам следует установить плагин Potolook и дополнительно к нему модуль CRM.

Где будет храниться информация?

Outlook любую информацию хранит в PST файлах. Каждый PST файл представляет собой универсальное хранилище, которое состоит из дерева папок различного типа. В каждой из папок можно хранить произвольные объекты - Письма, Заметки, Задачи, Контакты и пр. Вы можете переносить файлы PST с одного компьютера на другой без каких бы то ни было ограничений. Такой подход к хранению информации очень удобен - все необходимое находится в одном и только в одном файле. Вместе с этим Вы можете заводить и одновременно использовать сколько угодно PST файлов.

Для нашей задачи лучше использовать PST файл, который идет вместе с поставкой модуля CRM-Potolook, либо можно создать новый PST файл вручную. В модуле CRM в папке PST находятся два файла - crm_rus и crm_enu (для русского и английского языков соответственно). Разница этих файлах в том, что колонки в папке контактов на соответствующих языках и желательно чтобы язык файла совпадал с языком, используемым в плагине Potolook. Добавьте нужный PST файл в структуру папок используя меню Файл-Открыть-Файл данных Outlook.

Структура папок после добавления нового PST файла в Microsoft Outlook

Наш PST файл изображен в структуре дерева как папка "CRM_rus". Теперь внутри нее можно создавать произвольное количество других папок и все это будет хранится в нашем файле PST.

База клиентов и писем

Для хранения базы клиентов предназначена папка Клиенты, которая является обычной папкой Контактов. Единственным отличием от стандартной папки Контактов является то, что в ней изменены параметры отображения элементов и выведены некоторые дополнительные поля.

Теперь мы можем создавать список клиентов. Для этого следует использовать кнопку Создать в главном меню, либо воспользоваться контекстным меню прямо в папке Клиенты. Вы можете использовать любые поля Контакта например, как показано на рисунке.

 

Описание Контакта в Microsoft Outlook

Обязательно заполните поля имени и почтовых адресов для того, чтобы мог работать автоматический поиск сообщений внутри контакта. Вы также можете создавать свои информационные поля во вкладке "Все поля", выбрав группу "Поля пользователя", либо "Поля пользователя в папке".

Чтобы список клиентов был доступен в любом месте Outlook как адресная книга, следует зайти в свойства папки Клиенты и на закладке "Адресная книга Outlook" нужно указать имя адресной книги (например, "Клиенты CRM").

Для надобностей задачи будем считать поля, находящиеся в группе "Другие поля" зарезервированными.

Дополнительные поля Контактов:

Кол-во входящих, Inbox count
Количество входящих писем по контакту.
Время последнего вх. события, Inbox last event time
Время последнего входящего сообщения по контакту.
Кол-во исходящих, Outbox count
Количество исходящих писем по контакту.
Время последнего исх. события, Outbox last event time
Время последнего исходящего сообщения по контакту.
Статус, Status
Поле может принимать значения Входящие/Исходящие (Inbox/Outbox) в зависимости от того какой тип сообщения был обработан последним по контакту.
Метод создания, Create method
Принимает значение Автоматически (Auto) если контакт был создан автоматически (не вручную).
Язык писем, Language
Предпочтительный язык для общения с контактом. Анализ производится путем поиска наиболее встречаемых букв соответствующего алфавита, которые заданы в языковых файлах.
Последний Контакт, Last Contact
Если используется многопользовательский вариант CRM, то в этом поле сохраняется имя контакта (из папки Папка Собственных Контактов), который последним отвечал на письма клиента.
Имя папки во Входящих, Name folder in Inbox
Здесь можно указать имя папки внутри Входящих в которую будут автоматически помещаться письма по контакту. Если такой папки не существует, то она будет создана автоматически.
Использовать папку во Входящих, Use folder in Inbox
Позволяет использовать имя папки внутри Входящих, смотрите предыдущее поле.

Вся входящая корреспонденция будет сохранятся в папке Почта и в ее подпапках. Для автоматического поиска писем по какому-либо контакту, следует указать папку поиска в свойствах папки Клиенты, как показано на рисунке:

 

Автоматический поиск писем

Теперь внутри любого контакта из папки Клиенты в закладке "Действия" мы можем видеть список писем, в которых участвует данных контакт.

Также можно создать произвольное отображение (Представление) для папки Контактов - вывести необходимые поля, произвести фильтр или сортировку. Для этого находясь внутри папки Клиенты воспользуйтесь главным меню Вид-Упорядочить по-Текущее представление. Здесь можно как изменить текущее представление элементов, так и создать новое. Вы можете создать произвольное количество представлений и выбирать любое в зависимоcти от ситуации.

Создание Компании.

Модуль CRM поддерживает любое количество компании. Для создания новой компании выберите на тулбаре Potolook меню Р-Сервис-Модули-CRM-Настройки:

 

Создание компании в модуле CRM-Potolook для Microsoft Outlook

Далее создайте новую компанию и выберите ее редактирование:

 

Изменение компании в модуле CRM-Potolook для Microsoft Outlook

Настройки компании

Папка Входящие - Папка, в которой будут хранится все письма для компании. В нашем примере это папка Входящие в файле crm_rus.pst.

Папка Контакты - Папка контактов, соответствующих данной компании. В нашем примере это папка Клиенты.

Папка Собственных Контактов - В случае многопользовательской работы в этой папке должны хранится все контакты, которые являются "своими".

Отслеживать почту - Если установлен этот флаг, то будет производится анализ входящей почты.

Перемещать во Входящие - Отметьте этот флаг если хотите, чтобы письма автоматически копировались(по умолчанию)/перемещались в папку Входящие.

Использовать имя папки из Контакта - Для контактов может автоматически создаваться подпапка во Входящих, для этого и предназначен этот флаг.

Обновлять контакты автоматически - При обработке входящей почты отправитель будет всегдя добавляться в Контакты (если это исходящее письмо, то получатель).

Копировать исходящие письма во входящие - При обработке возможно копирование исходящих писем в папку входящих. Это удобно когда требуется хранить всю корреспонденцию в одной папке.

Использовать перемещение вместо копирования - При обработке почты письма будут перемещаться, а не копироваться в папку Входящие.

Допустимый уровень спама - Здесь указывается максимальный порог вероятности спама. Все письма, у которых порог выше обрабатываться не будут. Для использования этого поля следует установить плагин SpamBayes.

Выполнить дополнительное действие - Здесь можно написать свой собственный скрипт, который будет выполнятся при обработке писем.

Для обработки входящих и исходящих писем следует создать две компании, так как условия отбора будут отличаться.

Создание правил для писем

Чтобы нужная корреспонденция обрабатывалась модулем CRM следут создать правила сортировки для входящих и исходящих сообщений. Правила создаются из главного меню Outlook Сервис-Правила и оповещения. Чтобы создать новое правило, следует воспользоваться кнопкой Новое. Наша задача предварительно отфильтровав поток писем (например, отправители которых содержатся в адресной книге "Клиенты CRM") выполнить Дополнительное действие (Potolook Actions) CRM для требуемой компании. После нажатия на кнопку Новое, следует выбрать "Создать новое правило" (не на основе шаблона). Далее выберите проверка "после получения", затем укажите требуемые условия (например определенную учетную запись, либо опеределенный адрес). Как действие выберите Выполнить дополнительное действие, далее Potolook Actions и создайте действие с названием CRM и именем нужной компании.

Теперь создайте второе правило для исходящих сообщений и выберите соответствующую компанию.

Для обработки исходящих писем также может подойти следующий вариант: создается только одна компания и только одно правило сортировки для входящих. Во все же исходящие письма в поле "слепая копия" вставляется адрес, по которому эти письма будут попадать во входящие. В этом случае следует обязательно создать отдельную папку "Своих контактов", занести туда свой собственный адрес и указать эту папку в настройках компании.

Импорт существующих писем

Для импорта писем уже существующих писем следует на них выполнить входящее правило компании. Обязательно следуюет указать опцию "Обновлять контакты" чтобы все клиенты были автоматически добавлены в адресную книгу.

 






Закладки (163) | Ссылка статьи на вашем сайте | Просмотров: 13502

  Коментарии (2)
Комментарии по RSS
1. Слава Смеловский website, в 2007-09-26
линк на CRM-модуль не работает.
2. Евгений, в 2009-06-16
Прошу сообщить где можна скачать модуль CRM lkz POTOLOK, либо купить! johnuzbek@mail.ru

Только зарегистрированные пользователи могут оставлять коментарии.
Пожалуйста зарегистрируйтесь или войдите в ваш аккаунт.

Последнее обновление ( 2006-04-01 )
 


Загрузить Potolook
 
Плагин Potolook для Microsoft Outlook
Ментальная арифметика для детей
© 2004-2012 Позитик. Все права защищены.

Microsoft®, Outlook® и эмблема Office являются охраняемыми товарными знаками корпорации Майкрософт (Microsoft Corporation) в США и/или других странах.
Копирование и использование материалов разрешается только в случае указания явной гиперссылки на сайт http://www.potolook.ru, как на источник получения информации.

Разработка сайта — "Позитик"

Рейтинг@Mail.ru