ГлавнаяПоддержкаБлог
Главная arrow Статьи arrow Работа в Outlook arrow Категории в Microsoft Outlook
Категории в Microsoft Outlook Печать E-mail
Автор Компания Позитик   
2006-03-15

В связи с большой популярностью почтового сервиса GMail пользователи все чаще желают видеть группировку писем по категориям. Конечно, использование папок для сортировки писем более привычная практика, но и категории Microsoft Outlook также поддерживает превосходно. В этой статье рассматриваются основные принципы использования категорий.

Зачем нужны Категории?

Каждому объекту Outlook (Письмо, Заметка, Контакт, Задача) можно сопоставить одну или несколько категорий. Вы можете определять произвольное количество категорий. Существуют несколько встроенных категорий, например: Важные клиенты, Дела, Разное и тд. Таким образом любые объекты Outlook рассматривать через призму категорий.

Выбор категории в два клика

В стандартных настройках Microsoft Outlook категорию можно задать через контекстное меню текущего письма. Это не совсем удобно, поэтому облегчим себе жизнь и вынесем установку категорий в панель инструментов Microsoft Outlook. Для этого выберите папку Входящие и зайдите в пункт меню Вид->Панели инструментов->Настройка, затем закладку Команды и категорию Правка как показано на рисунке:

Выбор категорий в Microsoft Outlook

Далее перетащите мышкой последнюю команду Категории... на панель инструментов, в любое удобное место, примерно как указано на рисунке:

Категории в Microsoft Outlook

Теперь назначить категорию для письма, либо для группы писем можно с помощью одного клика. Вы можете задавать несколько категорий для одного письма или объекта. Если Ваше письмо является исходящим, то все присвоенные ему категории помещаются в заголовок Keywords. Когда адресат ответит на Ваше письмо, то его почтовик скопирует это поле в ответ и вернется обратно. Таким образом можно отслеживать нити разговоров. Следует заметить, что некоторые почтовые сервера не пропускают заголовок keywords.

Для того чтобы перенести список категорий с одной машины на другую необходимо скопировать ключ в реестре:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\Categories

Для этого можно воспользоваться программой regedit.exe, выбрать ключ и сделать экспорт. Затем на конечной машине сделать импорт получившегося файла.

Представления

Теперь рассмотрим как можно удобно просматривать письма по категориям. Для этого будем использовать Представления.

Выберите папку, содержащую письма или какие-либо другие объекты с категориями. С помощью пункта меню Вид->Упорядочить По->Категории установите представление как указано на рисунке:

Представления в Microsoft Outlook

Чтобы изменить представление в папки, используйте меню Вид->Упорядочить По->Настраиваемое как показано на рисунке:

Изменение представления в Microsoft Outlook

Здесь можно группировать, сортировать и отбирать объекты по любому условию вплоть до применения языка SQL для обработки объектов.

В этом представлении объекты текущей папки можно перетаскивать из одной категории в другую с помощью мышки. Также доступна групповая обработка категорий, например установка флагов для всех объектов в категории. Подобное представление можно назначать и папкам поиска, в этом случае можно видеть объекты из разных папком с разбивкой по категориям.

Иногда возникает потребность вывести поле категории в список писем. Для этого следует нажать правой кнопкой мышки на заголовке списка и перетащить колонку категории в нужное место как показано на рисунках:

Столбец категорий в Microsoft Outlook






Закладки (167) | Ссылка статьи на вашем сайте | Просмотров: 9689

  Нет комментариев
Комментарии по RSS

Только зарегистрированные пользователи могут оставлять коментарии.
Пожалуйста зарегистрируйтесь или войдите в ваш аккаунт.

Последнее обновление ( 2006-04-01 )
 


Загрузить Potolook
 
Плагин Potolook для Microsoft Outlook
Ментальная арифметика для детей
© 2004-2012 Позитик. Все права защищены.

Microsoft®, Outlook® и эмблема Office являются охраняемыми товарными знаками корпорации Майкрософт (Microsoft Corporation) в США и/или других странах.
Копирование и использование материалов разрешается только в случае указания явной гиперссылки на сайт http://www.potolook.ru, как на источник получения информации.

Разработка сайта — "Позитик"

Рейтинг@Mail.ru