ГлавнаяПоддержкаБлог
Главная arrow Статьи arrow Работа в Outlook arrow Массовая рассылка (версия Potolook 5.0 и выше)
Массовая рассылка (версия Potolook 5.0 и выше)
С выходом 5-й версии плагина Potolook функциональность модуля массовой рассылки значительно расширилась. Вместе с этим изменился интерфейс работы с модулем. В этой статье мы расскажем, как эффективно использовать модуль массовой рассылки с новой функциональностью.

Итак, новая версия Potolook 5.0 позволяет получать адреса из различных источников:

  • Из полей Кому, Копия и Слепая копия письма шаблона. Для рассылки достаточно создать письмо и добавить получателей. Подобная функциональность была и в предыдущей версии модуля массовой рассылки.
  • Из папки контактов. Если адреса хранятся в папке контактов, то можно с легкостью разослать по ним почту, достаточно только указать нужную папку контактов. Существует возможность фильтрации получателей по одной или нескольким категориям, что очень удобно – в одной папке можно хранить контакты для разных рассылок.
  • Из файла Microsoft Excel. Зачастую адреса хранятся в отдельном файле и для того, чтобы разослать почту можно просто указать нужный файл Excel. Формат файла достаточно тривиальный – первая строка это название полей (макросов), последующие строки – значения соответствующих полей для каждого из получателей. Обратите внимание, что рассылка всегда производится по информации из первого листа книги Excel. Пример файла Excel для массовой рассылки.
  • Из файла XML. Формат XML приобретает всё большую популярность, в связи с этим появилась возможность получения списка получателей из XML файла. Причем сам файл может храниться как локально на компьютере (возможно, как результат экспорта из других систем), так и удаленно на каком-либо сервере Интернет. В последнем случае очень удобно рассылать письма зарегистрированным пользователям вашего сайта – достаточно иметь небольшой скрипт, который будет возвращать всех пользователей в XML формате.
  • Из базы данных. Если у вас или в вашей компании данных хранятся на каком-либо сервере баз данных (ERP, CRM системы или другие), то можно напрямую указать строку соединения с сервером и запрос для получения нужных данных. Наименования полей запроса будут соответственно макросами, а строки – данными для рассылки.

Кроме этого существует возможность управления процессом рассылки и указывать дополнительные действия при отправке каждого письма. Об этом речь пойдет ниже.

Подготовка к рассылке

Для того, чтобы разослать почту требуется создание шаблона. Шаблоном является любой элемент Microsoft Outlook – письмо, записка, заметка и др. Главное в шаблоне – тело и тема, которые обрабатываются в процессе рассылки.

Чтобы было удобно хранить шаблоны писем, рекомендуем создать для этого отдельную папку в Microsoft Outlook. В случае использования сервера Microsoft Exchange, эта папка может быть в общем доступе, тогда ей могут пользоваться все сотрудники компании. Итак, создаем новую папку, например, в папке Входящие (правая кнопка мыши на папке, затем Создать папку):

Выбор папки для шаблонов массовой рассылки

Здесь и далее в примерах используется Microsoft Outlook версии 2007. Для более ранних версий названия меню и расположение элементов могут быть другими, но в любом случае требуемая функциональность есть даже в Microsoft Outlook XP.

Для создания нового письма в папке можно использовать множество способов, мы будем использовать следующий: создайте новое письмо с помощью кнопки Создать, далее в главном меню окна выберите Переместить/Другая папка и укажите папку, где будут хранится шаблоны. Для примера создадим письмо со следующим шаблоном:

Тема:
[name]! Рассылка первого шаблона
Тело:
Здравствуйте, [name]!
Начиная с 1 января текущего года наша компания предоставляет следующие услуги:
[ОписаниеУслуг]
С уважением,
PR-служба компании «Масс-майл»
--
Письмо было отправлено вам по адресу [email], т.к. вы являетесь зарегистрированным пользователем
нашего сайта и подписались на получение новостей. Для отписки, пожалуйста, зайдите в свой личный
кабинет и отпишитесь от рассылки.

Если используется несколько учетных записей электронной почты, то обязательно выберите через какую именно учетную запись будет произведена рассылка. От этого зависит, какой адрес будет находиться в поле Отправитель при получении писем. Выбор учетной записи осуществляется в окне редактирования письма с помощью кнопки Учетная запись, которая расположена чуть ниже кнопки Отправить.

Шаблон для рассылки

Макросы

Как видно из предыдущей картинки в теле и в теме шаблона можно указывать макросы – это специальные переменные, вместо которых будет подставляться текст соответствующего поля из источника адресов. Все макросы заключены в квадратные скобки – [ИмяМакроса]. Некоторые макросы являются встроенными, например:

  • [name] - имя получателя.
  • [email] - адрес получателя.

В случае рассылки почты по адресам из поля Кому, значения этих макросов будут браться из полей адресов списка рассылки автоматически.

ВНИМАНИЕ! При использовании макросов нужно иметь ввиду, что Outlook в письмах HTML может вставлять невидимые управляющие символы внутри тегов. Поэтому введенные вручную макросы могут иногда не срабатывать, если они редактировались с помощью редактора писем. Для решения этой проблемы нужно, например, в NotePad (не в Word!) написать макрос [Name], скопировать его и вставить в шаблон. При этом не редактировать этот вставленный тег, чтобы Outlook его не исказил.

Выбор источника адресов

Сделайте шаблон текущим (просто встаньте на него) и вызовите меню Р-Сервис/Модули/Массовая рассылка/Отправить.

Определение адресов для рассылки

Для рассылки одного и того же шаблона можно использовать разные источники адресов, а также их сочетание. Описание каждого источника будет приведено ниже.

  • Настройка строки получателя. Раздел предназначен для указания макросов (полей источников), которые будут использованы для имени получателя и его адреса. Возможно использование кнопок выбора макросов напротив каждого поля.
    Если используется рассылка из текстовых файлов или баз данных, то мы рекомендуем поля имени получателя и его адреса называть, соответственно name и email. Это позволит использовать стандартные настройки модуля рассылки и облегчит работу.
  • События. Раздел предназначен для указания дополнительных действий при отправки писем из рассылки. Здесь можно написать дополнительные скрипты, которые позволят, например, добавить спец. вложение в письмо в зависимости от домена получателя, либо выполнить выполнить другие функции. Для написания обработчиков необходимо знание языка Jscript и объектной модели Microsoft Outlook. Если вам требуется дополнительная функциональность – обращайтесь в нашу службу поддержки либо на форум.

Рассылка по полям Кому, Копия и Слепая копия

Для работы в этом режиме следует в шаблон рассылки добавить нужных получателей, причем в любое из полей Кому, Копия или Слепая копия. Количество получателей должно быть как минимум два или более, иначе модуль работать не будет. Перед отправкой, желательно сохранить шаблон и выполнить проверку адресов (кнопка Проверить имена на закладке Сообщения).

При активном шаблоне выбираем Р-Сервис/Модули/Массовая рассылка/Отправить. Далее отмечаем тип рассылки Каждому получателю, остальные галки скидываем. Затем достаточно нажать на кнопку Разослать. Процесс состоит из двух этапов – получение адресов из списка и затем отправка. Перед отправкой задается вопрос о продолжении процесса, поэтому всегда можно отменить отправку писем, если что-то пойдет не так.

Рассылка по адресам из папки контактов

При использовании этого подхода рассылка производится по контактам из любой папки контактов. Также можно указать фильтр по категориям, тогда рассылка будет произведена только по контактам из указанных категорий.






Закладки (190) | Ссылка статьи на вашем сайте | Просмотров: 35755

  Коментарии (28)
Комментарии по RSS
1. неисправно.
Andrei, в 2008-03-17
Не работает. 
Р-Сервис/Модули/Массовая рассылка/...... . 
 
Слова \"отправить\" нету!!!!! 
пустой квадратик высвечивается, не активный. 
 
Подскажите, что делать? 
 
перезагружал, переустанавливал. Всё бестолку.
2. Andrew website, в 2008-05-13
Попробуйте сохранить сообщение, а затем его закрыть. Перейдите в папку черновики (в ту папку, в которой вы сохранили сообщение), вделите его и (не открывая в отдельном окне) вызовите Р-Сервис/Модули/Массовая рассылка. В последней версии плагина исправлена эта неточность.
3. коментарий к модулю
Николай, в 2008-05-27
Отличный плагин! Так долго мучил оутлук в надежде найти подобные функции, пока не наткнулся на ваш сайт. Понравился экспорт из xls.  
Скажите, а при приобретении последующие версии поставляются бесплатно? И есть ли на них скидки?
4. Михаил, в 2008-05-27
В последующем оплата со скидкой только мажорных версий. Ну то есть при переходе, например, с 5-й на 6-ю версию..
5. den website, в 2008-09-01
у меня не пашет Почему??
6. Михаил website, в 2008-09-06
Я не совсем уяснил где можно купить официальную работающую версию? подскажите пжалста.
7. Андрей, в 2008-09-06
В меню "Купить" в левой колонке.
8. shara website, в 2008-09-14
У меня тоже не работает, что бы ето могло быть. Может стоит купить официальную версию?
9. Lia website, в 2008-09-22
может ли быть несовместимость этого плагина с версией офиса???
10. Лена website, в 2008-09-24
ничего феноменального. зачастую разные версии отличаются только маленькими ньюнсами. оно и понятно: компания выпускает продукт, а потом исправляет недостатки, издавая новые версии. это не критика в ваш адрес. это тенденция :(
11. Alisa, в 2008-11-21
Добрый день, уважаемые авторы! моя проблема заключается в том, что выполнив все указанные инструкции, программа не распознает список получателей в .xls! Подскажите пожалуйста, как разрешить эту проблему. Сначала говорит, что найдено ... кол-во адресов, а потом выдает ошибку : В процессе обработки возникли следующие ошибки: 
 
 
Начало обработки. 
Количество адресов: 8 
Элемент: (0) Игорь "undefined" 
Ошибка: Outlook does not recognize one or more names.  
 
 
Надеюсь на вашу помощь!
12. Компания Позитик, в 2008-11-21
Alisa, если это возможно, то вышлите файл Excel в службу поддержки.
13. Alexei, в 2008-11-26
Как при массовой рассылке отправлять копию на один установленный емайл (поле Копия)
14. Александр website, в 2009-01-17
То что я искал, в скором будущем обязательно куплю
15. Мария, в 2009-02-24
Можно ли производить массовую рассылку посредством подгружения из различных источников получения адресов в версия Potolook 3.6?И как это делаеться.
16. Компания Позитик, в 2009-02-24
Это можно сделать только в версии 5.0 и выше.
17. Константин, в 2009-08-24
Здравствуйте. Я загружаю список контактов с помощью файла .xls, аналогичного тому, что указан тут в качестве примера (и там на первой строчке стоит email и name). Но когда в самом шаблоне письма ставлю [name], в отправленном письме вместо имени из файла .xls не стоит ничего! Как сделать так, чтобы там стояло имя?
18. Антон, в 2009-09-17
Здравствуйте, подскажите пожалуйста, в чём проблема? Пытаюсь сделать рассылку, письмо создаю с помощью шаблона по умолчанию, письмо содержит только текст, картинку и ссылки. Письмо, которое доходит до получателя, в самом начале содержит непонятную строчку: "1024x768 false false false false RU X-NONE X-NONE MicrosoftInternetExplorer4". Что это значит? И как это убрать? Заранее спасибо.
19. Алексей, в 2009-10-09
не работает рассылка, выдает: 
 
В процессе обработки возникли следующие ошибки: 
 
 
Начало обработки. 
Количество адресов: 3 
Элемент: (0) Test "undefined" 
Ошибка: пустое поле 'кому'. 
Элемент: (1) Test2 "undefined" 
Ошибка: пустое поле 'кому'. 
Элемент: (2) undefined "undefined" 
Ошибка: пустое поле 'кому'. 
 
??
20. Филипп, в 2010-04-06
Письма не персонализируеются. Пишу: "Здравствуйте, [name]" - приходит только здравствуйте. 
Загрузка из xls, поле имя указываю. 
%name% - тоже не работает. В чем проблема?
21. Компания Позитик, в 2010-04-06
Филипп, попробуйте использовать формат простого текста, вместо HTML. Outlook иногда вставляет внутри макросов невидимые символы HTML, поэтому некоторые макросы могут не срабатывать (их надо набирать слитно за один раз)
22. Филипп, в 2010-04-09
В файле xls - 200 адресов. Плагин для массовой рассылки видит только 74 (то есть пишет, что получено 74 адресов).  
Загружаю файл с 74 адресами - получает всего 20. В чем проблема?
23. Компания Позитик, в 2010-04-09
Филипп, проблема в адресах. Вышлите Exel файл в службу поддержки (можно только с теми адресами, по которым рассылка не производится)
24. Филипп, в 2010-04-09
Спасибо за оперативность! 
Боюсь, что проблема не в этом. из 200 адресов, он разослал по первым 74. Потом я сделал файл со следующими 74 адресами - разошлись 72, кроме двух последних.  
И еще сделал файл со следующими 74 адресами, он хочет рассылать только на 20. 
Если я загружаю файл с 1000 адресов, то он видит только 74 адреса.
25. Компания Позитик, в 2010-04-09
Филипп, возможно в списке адресов у вас есть пустые строки (или пустая первая колонка) - это говорит об окончании списка.
26. Филипп, в 2010-04-09
Спасибо большое! Проблема была в этом.
27. Яков Денисюк website, в 2010-09-01
Массовая рассылка организована удобно, макросы тоже очень кстати.
28. Дмитрий, в 2011-04-15
Само письмо персонализировал, а как персонализировать еще и вложение в word?

Только зарегистрированные пользователи могут оставлять коментарии.
Пожалуйста зарегистрируйтесь или войдите в ваш аккаунт.

 


Загрузить Potolook
 
Плагин Potolook для Microsoft Outlook
Ментальная арифметика для детей
© 2004-2012 Позитик. Все права защищены.

Microsoft®, Outlook® и эмблема Office являются охраняемыми товарными знаками корпорации Майкрософт (Microsoft Corporation) в США и/или других странах.
Копирование и использование материалов разрешается только в случае указания явной гиперссылки на сайт http://www.potolook.ru, как на источник получения информации.

Разработка сайта — "Позитик"

Рейтинг@Mail.ru